Polityka Prywatności Hermetis.io

Data wejścia w życie: 31 maja 2026 r.

Wersja: 1.0

 

AGroup przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności swoich klientów. Mamy świadomość, że udostępniając dane osobowe w ramach korzystania z Hermetis, obdarzają nas Państwo zaufaniem — zobowiązaniem tym kierujemy się na każdym etapie przetwarzania danych.

W niniejszej Polityce opisujemy w sposób przejrzysty: jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je przetwarzamy, komu je udostępniamy, przez jaki czas je przechowujemy oraz jakie prawa Państwu przysługują.

§ 1. Wprowadzenie

1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka") opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem hermetis.io (dalej: „Serwis") oraz w związku z innymi działaniami Administratora opisanymi w niniejszej Polityce.
2. Polityka została przygotowana w celu wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO").

§ 2. Administrator danych

1. Administratorem Państwa danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce jest:

- AGroup spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

- z siedzibą w Warszawie, ul. Marynarska 13, 02-674 Warszawa

- wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

- KRS: 0000208994, NIP: 5252049356, REGON: 013046874

- (dalej: „Administrator" lub „AGroup").

1. Kontakt z Administratorem możliwy jest:
1. listownie — na adres siedziby wskazany powyżej;
2. elektronicznie — na adres e-mail: hello@hermetis.io.

§ 3. Inspektor Ochrony Danych

1. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD).
2. Kontakt z IOD możliwy jest:
1. e-mail: iod@hermetis.io
2. listownie — na adres siedziby Administratora z dopiskiem „IOD — Bartosz Kapuściński".

§ 4. Rola AGroup w przetwarzaniu danych — kluczowe rozróżnienie

AGroup występuje w różnych rolach w stosunku do danych osobowych w zależności od kontekstu:

 

1. Niniejsza Polityka dotyczy wyłącznie przypadków, w których AGroup występuje jako Administrator danych (Serwis, formularze, komunikacja handlowa, newsletter).
2. Zasady przetwarzania danych osobowych w ramach świadczenia usługi Hermetis (gdzie AGroup występuje jako Procesor) regulowane są w odrębnej Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych (UPPDO), zawieranej z każdym Klientem indywidualnie wraz z umową główną o świadczenie usługi Hermetis. UPPDO określa w szczególności:
1. przedmiot i czas trwania przetwarzania;
2. charakter i cel przetwarzania;
3. rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą;
4. obowiązki i prawa Administratora (Klienta);
5. zasady podpowierzenia danych podprocesorom.

§ 5. Kategorie osób, których dane są przetwarzane

Administrator przetwarza dane następujących kategorii osób:

1. Odwiedzający Serwis — osoby korzystające z Serwisu, w tym poprzez przeglądanie jego zawartości;
2. Osoby wypełniające formularze w Serwisie — w szczególności Formularz „Umów spotkanie" oraz Formularz „Zobacz demo";
3. Osoby kontaktujące się z AGroup — za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji;
4. Subskrybenci newslettera — osoby, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną;
5. Osoby uczestniczące w demonstracjach produktu — zarówno w demo interaktywnym (Storylane), jak i w spotkaniach prezentacyjnych;
6. Osoby reprezentujące potencjalnych lub obecnych Klientów AGroup — w tym osoby wyznaczone do kontaktu w ramach negocjacji handlowych, zawierania umów lub realizacji umów.

§ 6. Cele przetwarzania, kategorie danych, podstawy prawne i okresy przechowywania

6.1. Obsługa Formularza Kontaktowego („Umów spotkanie")

 

6.2. Obsługa Formularza Demo („Zobacz demo")

 

6.3. Rezerwacja spotkania przez widget Calendly

 

6.4. Obsługa formularza kontaktowego „Kontakt” 

 

6.5. Newsletter

 

Newsletter wysyłany jest za pośrednictwem platformy HubSpot (HubSpot Ireland Ltd., Dublin, Irlandia), która pełni rolę podmiotu przetwarzającego. W ramach platformy monitorowane są otwarcia wiadomości oraz kliknięcia w linki w celu mierzenia skuteczności komunikacji i lepszego dopasowania treści. Dane o interakcjach mogą być wykorzystywane do segmentacji odbiorców. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne ani istotnie wpływających na Państwa w sposób zautomatyzowany.

Newsletter wysyłany jest z reguły nie częściej niż raz w miesiącu. AGroup zastrzega możliwość rzadszej lub okazjonalnie częstszej wysyłki, w szczególności w przypadku istotnych informacji produktowych lub wydarzeń branżowych.

6.6. Prowadzenie korespondencji e-mail i telefonicznej

 

6.7. CRM — zarządzanie relacjami z Klientami i potencjalnymi Klientami

 

Dane potencjalnych klientów mogą pochodzić również z publicznie dostępnych źródeł biznesowych, takich jak strony internetowe firm, rejestry przedsiębiorców lub profesjonalne serwisy networkingowe. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celach kontaktu biznesowego oraz zarządzania relacjami handlowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6.8. Analityka Serwisu

 

6.9. Cele marketingowe i wzbogacanie danych firmograficznych (Apollo.io)

 

6.10. Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń

 

6.11. Wypełnianie obowiązków prawnych

 

6.12. Bezpieczeństwo Serwisu i logi techniczne

 

§ 7. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak:
1. w przypadku Formularza Kontaktowego, Formularza Demo i widgetu Calendly — niepodanie danych oznaczonych jako obowiązkowe uniemożliwia obsługę zapytania, dostęp do demo lub rezerwację spotkania;
2. w przypadku newslettera — niepodanie danych uniemożliwia subskrypcję;
3. w przypadku zawarcia umowy o świadczenie usługi Hermetis — niepodanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych osób reprezentujących Klienta uniemożliwia zawarcie i realizację umowy.

§ 8. Odbiorcy danych

1. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
1. Podmioty przetwarzające na zlecenie Administratora (procesorzy) — w szczególności dostawcy usług IT, hostingu, narzędzi marketingowych, CRM, narzędzi do organizacji spotkań i prezentacji, kancelarie prawne, biura księgowe, audytorzy;
2. Spółce Everfield — w zakresie wsparcia operacyjnego w ramach uzasadnionego interesu spółki;
3. Organy publiczne — w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa, na wezwanie uprawnionych organów.

 

1. Wszystkich podmiotów przetwarzających dane na zlecenie AGroup obowiązuje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zgodna z art. 28 RODO.

§ 9. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. AGroup dąży do tego, aby dane osobowe były przetwarzane w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niemniej, niektórzy dostawcy narzędzi wykorzystywanych w Serwisie i działalności marketingowej przetwarzają dane w Stanach Zjednoczonych Ameryki.
2. W przypadku transferu danych poza EOG AGroup zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, o których mowa w art. 45 i art. 46 RODO, w szczególności:
1. decyzję adekwatności Komisji Europejskiej 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniej ochrony zapewnianej przez EU-US Data Privacy Framework (DPF);
2. Standardowe Klauzule Umowne (Standard Contractual Clauses — SCC) zatwierdzone decyzją Komisji Europejskiej 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.;
3. dodatkowe środki techniczne i organizacyjne wskazane w umowach z dostawcami.
3. Administrator dokonuje okresowej oceny mechanizmów transferowych i poziomu ochrony danych stosowanych przez dostawców spoza EOG.
   

 

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
1. prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskanie potwierdzenia, czy AGroup przetwarza Państwa dane, oraz uzyskanie kopii tych danych;
2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — żądanie poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
3. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO) — w przypadkach określonych w RODO;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — w przypadkach określonych w RODO;
5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
6. prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — w przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora; w przypadku marketingu bezpośredniego — sprzeciw może być zgłoszony w każdej chwili i jest bezwzględnie skuteczny;
7. prawo do cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody;
8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
2. Realizacja praw jest bezpłatna. AGroup zastrzega prawo do pobrania opłaty pokrywającej koszty administracyjne lub do odmowy realizacji żądania w przypadkach przewidzianych w art. 12 ust. 5 RODO (żądania ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne).
3. Aby zrealizować swoje prawa, mogą Państwo skontaktować się z Administratorem lub IOD z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w § 2 i § 3.
4. Administrator może zwrócić się o dodatkowe informacje umożliwiające zweryfikowanie tożsamości osoby zgłaszającej żądanie.

§ 11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. W ramach Serwisu i działalności marketingowej AGroup może dochodzić do profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, w szczególności w zakresie:
1. segmentacji adresatów komunikacji marketingowej w narzędziach CRM (np. według wielkości firmy, branży, zachowania w Serwisie);
2. personalizacji treści marketingowych;
3. identyfikacji firm odwiedzających Serwis (Apollo.io) — na poziomie firmograficznym, nie indywidualnym.
2. Profilowanie, o którym mowa w ust. 1, nie wywołuje wobec Państwa skutków prawnych ani istotnie nie wpływa na Państwa sytuację w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.
3. AGroup nie podejmuje wobec Państwa decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub istotnie wpływały na Państwa sytuację.

§ 12. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie (lokalne magazynowanie danych, identyfikatory urządzeń).
2. Szczegółowe zasady wykorzystywania plików cookies w Serwisie, w tym kategorie cookies, ich nazwy, dostawcy, cele oraz czas życia, opisuje Polityka Cookies dostępna pod adresem hermetis.io/cookies.
3. Zgodę na cookies inne niż niezbędne wyrażają Państwo poprzez baner zgód dostępny w Serwisie (zarządzany przez platformę Cookiebot). Zgodę mogą Państwo w każdej chwili zmodyfikować lub wycofać poprzez widget „Ustawienia cookies” dostępny stale w stopce Serwisu.
4. W zakresie cookies niezbędnych podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego działania Serwisu.

§ 13. Bezpieczeństwo danych

1. AGroup stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu, zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności:
1. szyfrowanie połączenia z Serwisem z wykorzystaniem protokołu SSL/TLS — cała komunikacja pomiędzy przeglądarką Użytkownika a Serwisem odbywa się w sposób zaszyfrowany;
2. hosting Serwisu na platformie HubSpot CMS, która zapewnia szyfrowanie danych w spoczynku, ochronę przed atakami DDoS (za pośrednictwem sieci Cloudflare CDN) oraz regularne tworzenie kopii zapasowych;
3. przechowywanie danych z formularzy kontaktowych i demo w systemie HubSpot CRM, który spełnia standardy bezpieczeństwa klasy enterprise (certyfikat SOC 2 Type II, szyfrowanie danych, regularne audyty bezpieczeństwa);
4. ograniczenie dostępu do panelu administracyjnego Serwisu i CRM do upoważnionego personelu AGroup, z obowiązkowym uwierzytelnianiem dwuskładnikowym (2FA);
5. szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji;
6. zobowiązania do zachowania poufności osób mających dostęp do danych osobowych.

§ 14. Zmiany Polityki

1. Aktualna wersja Polityki wraz z datą wejścia w życie jest zawsze dostępna w Serwisie.
2. O istotnych zmianach Polityki AGroup poinformuje poprzez wyróżnione zawiadomienie w Serwisie lub — w przypadku subskrybentów newslettera — wiadomością e-mail.

§ 15. Kontakt

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu skorzystania z praw, o których mowa w § 10, mogą Państwo kontaktować się z:

• Administratorem: AGroup sp. z o.o., ul. Marynarska 13, 02-674 Warszawa, e-mail: hello@hermetis.io 
• Inspektorem Ochrony Danych: Bartosz Kapuściński, e-mail: iod@hermetis.io