Większość kosztów, które ponoszą działy HR, ma charakter administracyjny. I większość z nich można zredukować.

W organizacjach działających w kilku spółkach lub lokalizacjach koszt administracyjny HR rozkłada się na dziesiątki codziennych zdarzeń: ręczne sprawdzanie sald, przepisywanie danych do płac, poprawianie niespójności między systemami i przygotowywanie raportów z różnych źródeł. Im więcej podmiotów, tym więcej miejsc, w których ten koszt się kumuluje — bez pojawiania się w jednym zestawieniu.

Hermetis zamyka te działania w szczelnym obiegu danych. Zatwierdzona zmiana trafia tam, gdzie powinna, zostawia ślad i zasila kolejne procesy bez ręcznego domykania. Dzięki temu organizacja może policzyć koszt obecnego modelu i odzyskać czas, który dziś pochłaniają działania administracyjne.

Firmy, które trzymają swoje procesy kadrowo-płacowe w bezpiecznych ramach

Czas administracyjny

Godziny HR pochłaniane przez zadania, które system powinien wykonywać sam.

Pracownik produkcji pyta o saldo urlopowe. Menedżer czeka na raport o kosztach nadgodzin. Ktoś w kadrach ręcznie wprowadza dane do systemu płacowego, które przed chwilą zostały zatwierdzone w innym narzędziu. Każde takie zdarzenie zajmuje kilka minut, ale przy kilkuset pracownikach staje się stałym obciążeniem operacyjnym.

Wnioski urlopowe obsługiwane mailem lub papierowo, z ręcznym sprawdzaniem sald.
Czas pracy wprowadzany ręcznie do systemu płacowego po zamknięciu grafiku.
HR odpowiada na pytania, na które pracownicy powinni znajdować odpowiedzi sami.
Korekty płacowe wynikające ze spóźnionych lub błędnych danych wejściowych.

Fragmentacja dostawców

Każdy dodatkowy system oznacza osobny kontrakt, audyt, integrację i odpowiedzialność za dane.

Każda lokalizacja lub spółka jest obsługiwana przez osobnego dostawcę to kolejny kontrakt do negocjacji, kolejny audyt bezpieczeństwa i kolejny projekt integracji do utrzymania. Gdy zmienia się przepis w Polsce, ktoś musi zadbać o jego wdrożenie w każdym systemie osobno. Ten koszt nie pojawia się na żadnej fakturze. Rozkłada się na godziny IT, działu prawnego i HR, które nigdy nie trafiają do jednego zestawienia.

Koszt nie leży w żadnym pojedynczym narzędziu. Leży w tym, ile wysiłku wymaga utrzymanie ich wszystkich razem.

Cztery umowy z dostawcami, każda odnawiana i audytowana osobno.
Brak skonsolidowanego widoku kosztów pracy bez ręcznego zestawiania danych.
Każda zmiana przepisów wymaga czterech osobnych odpowiedzi operacyjnych.
IT zarządza czterema punktami integracji zamiast jednym.

Ryzyko compliance

Koszt zgodności pojawia się, gdy zmiana przepisów musi zostać wprowadzona w procesach HR.

Ręczne śledzenie zmian w Kodeksie pracy, ZUS i RODO wymaga przełożenia na dane, dokumenty, płace i raporty. Im więcej regulacji, spółek, lokalizacji i procesów do aktualizacji, tym więcej punktów wymagających kontroli. Każda nowelizacja obsługiwana ręcznie staje się potencjalnym ryzykiem compliance.

W organizacji wielopodmiotowej koszt compliance rośnie wraz z liczbą miejsc, w których trzeba zastosować tę samą regułę. Każda ręczna aktualizacja oznacza czas ekspertów, ryzyko opóźnienia i dodatkową pracę przy późniejszej kontroli.

Okresy próbne i terminy umów śledzone ręcznie w różnych lokalizacjach i spółkach.
Sprawozdawczość do ZUS, GUS i urzędów skarbowych składana przez ludzi, nie przez system.
Zmiany przepisów wymagające ręcznych aktualizacji procesów w każdym narzędziu.
Brak pełnej ścieżki audytu bez dodatkowej dokumentacji.

Calculated against their internal cost of labour and the margin contribution of production employees whose time was previously absorbed in HR coordination.

New release!

Medium length section heading goes here

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla.

Build, approve, and process working time schedules
Register absences – time records update on approval
Automated statutory payments and audit-ready records

Primary action

Ile może zyskać firma podobna do Twojej?

Na podstawie danych od naszych klientów, firma zatrudniająca 500 pracowników ze standardowymi procesami HR i płacowymi odzyskuje od 1000 do 1500 godzin czasu administracyjnego rocznie. Odpowiada to jednemu pełnemu etatowi HR lub płacowemu – wyłącznie z zarządzania nieobecnościami.

Punktem wyjścia dla każdej kalkulacji jest Twój obecny stan zatrudnienia w HR i płacach. Branżowe benchmarki określają zatrudnienie w HR na poziomie 1,2 do 1,7 specjalistów na 100 pracowników w firmach średniej wielkości, co oznacza, że firma 500-osobowa zazwyczaj zatrudnia od 6 do 9 specjalistów HR. W produkcji i handlu, gdzie złożoność compliance i harmonogramowania jest wyższa, wskaźnik ten zbliża się do 1 na 100.

Benchmarki: SHRM Human Capital Benchmark Report (1,7/100), Bloomberg Law HR Benchmarks (1,5/100), Forbes/ADP data (1,22–2,6/100 w zależności od wielkości). Indywidualne wskaźniki różnią się branżą, strukturą i dojrzałością technologii HR.

Umów spotkanie

€145K

Net savings in year one

from absence management and organisational reporting alone.

1455 hrs

Reduction in full administrative time

per year from absence management.

260 hrs

Reduction in HR administrative time

per year from organisational structure and reporting.

Year one

The annual administrative cost of their existing processes exceeded the implementation investment.

The project paid for itself before the end of year one.

Gdy dane wejściowe do płac są spóźnione albo niespójne, koszt pojawia się w korektach, uzgodnieniach i presji przed zamknięciem okresu.

Lista płac potrzebuje danych z wielu procesów: umów, czasu pracy, nieobecności, zmian stanowiska, podatków, składek i rozliczeń dodatkowych. Wystarczy opóźniona informacja o absencji, ręcznie wpisane nadgodziny albo zmiana warunków zatrudnienia zatwierdzona poza głównym obiegiem, żeby cykl płacowy wymagał dodatkowej weryfikacji.

Hermetis porządkuje dane wejściowe dla płac zanim rozpocznie się naliczenie. Czas pracy, absencje, zmiany zatrudnienia, parametry podatkowe i składkowe są powiązane ze źródłowym profilem pracownika. Po zamknięciu okresu wynik płacowy pozostaje identyfikowalny, a korekty przechodzą przez kontrolowany mechanizm.

Jak Hermetis zapobiega błędom płacowym:

Płace każdego kraju działają w pełnej izolacji.
Podatki ustawowe i składki na ubezpieczenia społeczne naliczane automatycznie zgodnie z przepisami każdego kraju.
Wbudowana korekta wsteczna — bez ręcznych przeliczeń przy spóźnionych zmianach danych zatrudnieniowych.
Każdy wynik płacowy identyfikowalny aż do źródłowego wpisu. Wyniki nie mogą być edytowane po zamknięciu okresu.
Plik płatności SEPA generowany po każdym cyklu i przesyłany bezpośrednio do banku, bez przeformatowania.

Pomożemy przełożyć koszty HR i płac na język decyzji finansowej.

Przedstawienie inwestycji w system HR wymaga liczb specyficznych dla Twojej organizacji: Twojej liczby pracowników, kosztów bieżących procesów i krajobrazu dostawców. Umów spotkanie. Wspólnie przepracujemy liczby, zanim podejmiesz decyzję.

Umów spotkanie

Podpisanie NDA

Ustalamy poufną relację roboczą, zanim zostaną udostępnione jakiekolwiek dane finansowe.

Rama CAPEX / OPEX

Ustalamy, jak inwestycja powinna być skonstruowana w kontekście modelu finansowego Twojej organizacji.

Bieżące etaty i koszty procesów

Mapujemy obecny stan zatrudnienia w HR, godziny procesów i wydatki na dostawców w każdym podmiocie krajowym.

Kalkulacja możliwego do odzyskania kosztu

Przeprowadzamy kalkulację w oparciu o Twoje dane wejściowe i benchmarki klientów — z widocznymi założeniami.

Dokument uzasadnienia biznesowego

Otrzymujesz ustrukturyzowane uzasadnienie gotowe do przedstawienia CFO lub zarządowi — przed jakimkolwiek zobowiązaniem.

FAQ

Najczęstsze pytania o kontrolę kosztów i uzasadnienie biznesowe. Nie znalazłeś odpowiedzi?

Zapraszamy do kontaktu

Co jest uwzględnione w kalkulacji kosztu administracyjnego?

Kalkulacja obejmuje czas HR poświęcony na obsługę wniosków, ręczne wprowadzanie danych, odpowiadanie na zapytania pracowników i przygotowywanie raportów. Nie uwzględnia kosztów korekt płacowych, ryzyka compliance ani czasu IT poświęconego na utrzymanie integracji — które w organizacjach wielopodmiotowych stanowią istotną część rzeczywistego kosztu.

Czy kalkulacja ma sens dla firmy mniejszej lub większej niż 600 pracowników?

Tak. Mechanizmy kosztowe są podobne niezależnie od wielkości — różni się ich skala. Dla firm zatrudniających poniżej 300 pracowników dominującym kosztem jest zazwyczaj czas administracyjny. Dla organizacji wielopodmiotowych powyżej 500 pracowników do tego dochodzą koszty współpracy z wieloma dostawcami i ryzyka compliance.

Działamy tylko w dwóch krajach. Czy argument kosztowy nadal ma zastosowanie?

Tak, jeżeli procesy są rozproszone między dostawcami, systemami albo podmiotami. Liczba krajów zwiększa złożoność, ale źródłem kosztu bywa także podział danych między HR, czas pracy, płace i raportowanie.

Jak szybko można przygotować business case?

Najwięcej zależy od dostępności danych po stronie organizacji. Do pierwszej kalkulacji potrzebne są zwykle: liczba pracowników, struktura podmiotów, obecne koszty HR i płac, liczba dostawców oraz czas poświęcany na kluczowe procesy.