Grafiki, absencje, nadgodziny i karty czasu pracy w jednym systemie, który automatycznie sprawdza zgodność z Kodeksem pracy.

Hermetis porządkuje planowanie grafików pracy, rejestrację faktycznie przepracowanych godzin, zarządzanie urlopami, absencjami czy bilans nadgodzin w tym samym elektronicznym systemie ewidencji czasu pracy. Dane z wielu źródeł są porządkowane w jednej karcie czasu pracy, gotowej do przekazania do płac.

Różne modele czasu pracy, jednostki organizacyjne, zmiany i MPK mogą być rozliczane w tym samym porządku danych. Każdy grafik pracy jest sprawdzany pod kątem zgodności z Kodeksem pracy, zanim trafi do pracownika.

Firmy, które trzymają swoje procesy kadrowo-płacowe w bezpiecznych ramach

Grafik w jednym miejscu, rejestracja czasu w drugim, nieobecności w trzecim. Przed zamknięciem listy płac karty czasu pracy wymagają ręcznego uzupełniania.

Planowanie czasu pracy, rejestracja faktycznych godzin i ewidencja nieobecności często działają w oddzielnych narzędziach. Korekta nadgodzin nie przechodzi automatycznie do karty czasu pracy. Urlop zaakceptowany przez menedżera wymaga ręcznej aktualizacji przed płacami. Zwolnienie lekarskie wpływa z opóźnieniem, a grafik nadal pokazuje obecność. Przed każdym zamknięciem listy płac ktoś musi zestawiać dane z grafiku, RCP, absencji i arkuszy.

Odpoczynek dobowy, limity nadgodzin, praca w niedzielę. Ryzyko niezgodności z Kodeksem pracy powstaje już przy układaniu grafiku.

Podczas układania grafiku zbiegają się dane z wielu obszarów: system czasu pracy, odpoczynki dobowe i tygodniowe, limity nadgodzin, plany urlopowe, praca zdalna, wyjścia prywatne i dostępność pracowników. Hermetis weryfikuje te zależności w trakcie planowania. Kalkulacja wymiaru urlopu opiera się na danych pracownika, a ewidencja planów urlopowych pokazuje wpływ absencji na obsadę zespołu. Przy kilku jednostkach, zmianach i MPK system sygnalizuje ryzyko przekroczenia normy czasu pracy przed publikacją harmonogramu.

Menedżer planuje grafik, ale dane o absencjach, urlopach i nadgodzinach nadal przechodzą przez HR.

Menedżer potrzebuje wiedzieć, kto ma zaplanowany urlop, kto korzysta ze zwolnienia lekarskiego, kto ma nadgodziny do odbioru i czy w zespole pojawia się ryzyko braków obsady. Gdy monitoring absencji przez przełożonego nie działa w czasie rzeczywistym, każde pytanie wraca do działu kadr. HR przejmuje obsługę zapytań, które mogłyby być dostępne od ręki. Sprawdza salda urlopowe, historię absencji, nadgodziny do odbioru i dostępność pracowników, choć te informacje powinny być widoczne w systemie zgodnie z rolą użytkownika.

New release!

Medium length section heading goes here

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla.

Build, approve, and process working time schedules
Register absences – time records update on approval
Register absences – time records update on approval

Primary action

Poprawność danych o czasie pracy jest utrzymywana od pierwszego planu do zamkniętej karty czasu pracy.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy Hermetis obsługuje równolegle różne modele organizacji pracy. Czas pracowników etatowych, tymczasowych i zleceniobiorców może być prowadzony w jednym narzędziu, zgodnie z właściwą formą współpracy i zasadami rozliczeń. Grafiki dla różnych jednostek i zmian generowane są automatycznie z szablonów, a monitoring odpoczynku dobowego i tygodniowego zgodnie z Kodeksem pracy działa w tle każdego harmonogramu. Dane z systemu RCP importowane są bez ręcznego przepisywania, a zamknięta karta czasu pracy zasila listę płac automatycznie.

Obsługa wszystkich systemów czasu pracy: podstawowego, równoważnego, zmianowego, zadaniowego, przerywanego i weekendowego.
Obsługa różnych okresów rozliczeniowych równolegle w jednej organizacji.
Import czasu pracy z systemów RCP oraz innych źródeł, takich jak systemy kasowe lub sprzedażowe, w ramach skonfigurowanych integracji.
Ewidencja czasu pracy dla sieci sklepów i organizacji wielolokalizacyjnych.
Ewidencja czasu pracy pracowników tymczasowych i zleceniobiorców.
Rozliczanie czasu pracy dla różnych MPK i centrów kosztowych.
Grafik pracy hybrydowej: ewidencja pracy zdalnej zwykłej i okazjonalnej (limit 24 dni rocznie).
Rejestracja wyjść prywatnych.
Podróże służbowe: rejestracja czasu podróży poza godzinami pracy i klasyfikacja zgodna z przepisami.
Deklaracja użycia urlopu art. 188 KP i deklaracja siły wyższej.
Automatyczne naliczanie wymiaru urlopu na podstawie danych pracownika.
Plany urlopowe z graficznym przedstawieniem dostępności zespołu.
Kontrola limitów absencji z alertami dla menedżera i działu HR.
Przekroczenie normy czasu pracy: alert systemowy przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.
Samoobsługa pracownika: wnioski urlopowe, praca zdalna, zgłaszanie nieobecności przez aplikację.
Powiadomienia dla menedżera o złożonych wnioskach i zdarzeniach w czasie pracy.

Planowanie harmonogramu

Grafiki normatywne i zmianowe są generowane z szablonów dla pracowników, zespołów i jednostek organizacyjnych. System uwzględnia wymiar etatu, okres rozliczeniowy, preferencje grafikowe oraz reguły Kodeksu pracy. Naruszenia odpoczynku dobowego, tygodniowego albo limitów godzin są sygnalizowane przed publikacją grafiku.

Rejestracja faktycznego czasu pracy

Faktyczny czas pracy jest rejestrowany niezależnie od planu, jako pełna rejestracja albo odchylenia od grafiku. Dane mogą pochodzić z RCP, systemów kasowych, sprzedażowych lub wniosków pracownika. Nadgodziny, praca w święta, dni wolne i czas podróży poza godzinami pracy przechodzą przez zatwierdzenia, a bilans nadgodzin aktualizuje się po akceptacji.

Obsługa nieobecności

Urlopy, zwolnienia lekarskie, praca zdalna, wyjścia prywatne i inne absencje trafiają do dedykowanego rejestru nieobecności. Po zatwierdzeniu są uwzględniane w karcie czasu pracy, a kontrola limitów absencji z alertami pozwala wychwycić ryzyko przed zamknięciem okresu. Import e-ZLA z ZUS PUE może uruchomić korektę karty i obsłużyć nakładające się absencje, na przykład urlop pokrywający się ze zwolnieniem lekarskim. Planowany grafik pozostaje zachowany jako punkt odniesienia do replanowania.

Zamknięcie i przekazanie do płac

Karta czasu pracy konsoliduje zatwierdzone godziny, nieobecności, nadgodziny i pracę dodatkową. Po zamknięciu okresu dane są przekazywane do modułu płacowego jako zweryfikowane sumy i klasyfikacje gotowe do naliczenia. Korekty po zamknięciu tworzą osobne zapisy korygujące, z pełną historią wersji i ścieżką audytu.

Dwie warstwy danych

Planowany grafik i faktyczny czas pracy są rozdzielone, ale pozostają spójne w jednym procesie.

Grafik pokazuje plan. Karta czasu pracy pokazuje wykonanie. Nieobecności, nadgodziny, korekty oraz import godzin z zewnętrznych systemów RCP nie nadpisują pierwotnego harmonogramu, tylko trafiają do właściwej warstwy danych. Dzięki temu organizacja widzi zarówno założenia planistyczne, jak i rzeczywisty czas pracy potrzebny do rozliczeń, kontroli i audytu.

Różne modele pracy

Różne zespoły, lokalizacje i typy pracy mogą mieć własne zasady czasu pracy, okresy rozliczeniowe i reguły nadgodzin. Wszystko w jednym narzędziu.

Podstawowy, równoważny, zmianowy, zadaniowy, przerywany i weekendowy system czasu pracy mogą działać równolegle w tej samej organizacji. Gdy pracownik zmienia model pracy w trakcie okresu rozliczeniowego, wyniki są wyodrębniane proporcjonalnie dla każdego segmentu. To ogranicza ryzyko błędów przy rozliczaniu czasu pracy dla różnych jednostek, zmian i MPK.

Bilans nadgodzin

Nadgodziny do odbioru, nadgodziny do wypłaty i przekroczenia limitów są widoczne przed zamknięciem okresu.

Ewidencja nadgodzin dobowych i tygodniowych działa na podstawie zatwierdzonych danych o faktycznym czasie pracy. Menedżer widzi bilans swojego zespołu bez pytania HR. Dział kadr widzi przekroczenia normy czasu pracy przed zamknięciem okresu, a finanse mogą analizować koszt nadgodzin według jednostki, lokalizacji lub MPK.

Czas pracy przypisany do właściwej struktury

Każda godzina pracy ma kontekst spółki, lokalizacji, jednostki i MPK. Także wtedy, gdy pracownik działa w kilku miejscach jednocześnie.

Hermetis przypisuje czas pracy do właściwego podmiotu, lokalizacji, jednostki organizacyjnej i centrum kosztowego. Dotyczy to także pracowników działających w kilku spółkach, zespołach lub MPK w jednym okresie rozliczeniowym. Zamknięta karta czasu pracy zasila moduł płacowy zweryfikowanymi danymi: nadgodzinami, dodatkami za pracę w nocy, w święta i w dni wolne, absencjami oraz bilansem urlopowym. HR, płace i finanse pracują na jednym źródle danych, a raporty obłożenia, kosztów pracy i nadgodzin są dostępne według podmiotu, lokalizacji i miejsca powstania kosztu. Jeden standard ewidencji czasu pracy ogranicza liczbę lokalnych narzędzi, integracji i punktów audytu w organizacji.

Jedno narzędzie, wiele grup, jeden obraz danych

Pracownik widzi swoje salda i historię. Menedżer podejmuje decyzje na aktualnych danych. HR, płace i finanse korzystają z tej samej, aktualnej ewidencji czasu pracy.

Hermetis łączy samoobsługę pracownika, decyzje menedżerów, kontrolę HR i przygotowanie danych dla płac w jednym systemie ewidencji czasu pracy. Pracownik sprawdza naliczony urlop, historię nieobecności i podsumowania czasu pracy za dowolny okres. Kierownik produkcji widzi salda nadgodzin zespołu przed zatwierdzeniem dodatkowych zmian na kolejny tydzień. Finanse widzą koszt czasu pracy, nadgodzin i absencji według spółki, lokalizacji, jednostki i MPK, bez składania danych z kilku raportów. Specjalista ds. płac przegląda dane przed zamknięciem okresu, a HR monitoruje zwolnienia lekarskie między jednostkami bez uruchamiania osobnego raportu. Dane czasu pracy mogą być eksportowane do systemów finansowych i narzędzi zewnętrznych w ustrukturyzowanym formacie.

System rejestruje każdą zmianę w grafiku, każdą korektę karty czasu pracy i każde zatwierdzenie nadgodzin wraz z datą, godziną i osobą odpowiedzialną. Walidacje twarde blokują nieprawidłowy grafik przed publikacją. Walidacje miękkie sygnalizują ryzyko i pozwalają zapisać zmianę wyłącznie jako świadomą decyzję osoby planującej. Historia wersji zachowana jest nawet po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Nieobecności skorygowane po zamknięciu karty generują osobne rekordy korygujące przetwarzane w kolejnym naliczeniu płacowym bez naruszania zamkniętego okresu.Przy kontroli PIP lub ZUS odpowiedź na pytanie kto zatwierdził, kiedy i na jakiej podstawie jest w systemie. Bez szukania w mailach i arkuszach.

Always know where things stand

Absence balances and working time totals available without asking.

A production manager checks her team's overtime balances before approving next week's extra shifts. A payroll specialist reviews what is coming in before the period closes. HR tracks sick leave across entities without running a separate report.

Vacation accruals, absence histories, working time summaries – available for any employee, any period, directly from the system. Working time data exports to financial systems and third-party tools in structured format.

fOR ADVANCED needS

Do you need advanced shift scheduling?

Grafik Optymalny and Hermetis are two of the most capable tools available for shift-based operations in this region – one built for the complexity of operational scheduling, the other built for the compliance and payroll accuracy that has to follow from it.

Used together, they cover the full process: Grafik producing schedules optimised for operational demand, Hermetis ensuring those schedules are validated against statutory labour law, connected to absence records, and translated into payroll inputs that are correct before the run begins. For manufacturing and retail operations where scheduling precision and payroll accuracy both matter, the combination removes the gap that typically exists between the two.

Case Study

“Absences management is where we lost most time and efficiency. Before implementing Hermetis 1200 hours were spent across the company.”

Uldis Vilks

Head of IT, Kronus

Read the full story

Popular integrations

SAP

NetSuite

MS Azure

Financial & Accounting Systems

SAP
Oracle
NetSuite
Xero
AXAPTA

Human Capital Management Systems

Workday
SAP SuccessFactors

Data Platforms

SharePoint

ERP Systems

Rivile

Integracje

Hermetis łączy się z systemami, których Twoje zespoły HR, IT i płac już używają. Także tymi starszymi, lokalnymi i charakterystycznymi dla firmy.

Większość organizacji ma już systemy, na których pracuje od lat. Hermetis może się z nimi zintegrować. Standardowe połączenia działają od razu po wdrożeniu. Starsze lub specyficzne dla klienta systemy obsługiwane są w formacie, który ten system rozumie: plikowym, API lub bezpośrednim. Hermetis integruje się z platformami takimi jak Rivile, Visma oraz innymi systemami finansowo-księgowymi używanymi w Polsce i krajach bałtyckich.

W kontekście czasu pracy kluczowe są integracje z systemami RCP i kasowymi, które automatycznie zasilają ewidencję godzin pracy bez ręcznego przepisywania. Na rynku polskim Hermetis integruje się z ZUS PUE do automatycznego importu e-ZLA, systemami FK do przekazywania kosztów pracy per MPK oraz systemami bankowymi do realizacji przelewów płacowych. Zarządzanie tożsamością odbywa się przez SSO i SCIM z Microsoft Azure Entra ID.

Bezpieczeństwo

Dane o czasie pracy pozostają w obrębie podmiotu i jurysdykcji, do której należą.

Karty czasu pracy, grafiki, historia nadgodzin i ewidencja nieobecności podlegają przepisom kraju, w którym działa dany podmiot prawny.Dostęp do danych jest zdefiniowany przez rolę, powiązany ze strukturą organizacyjną i rejestrowany w każdym punkcie. Każda zmiana w karcie czasu pracy zachowuje poprzednią wersję. Okresy retencji danych stosowane są automatycznie zgodnie z wymaganiami każdego kraju.

Hermetis działa na infrastrukturze hostowanej w centrach danych certyfikowanych zgodnie z SOC 2, zlokalizowanych w Unii Europejskiej, z dostępnością 99% i szyfrowaniem danych w tranzycie i w spoczynku (TLS 1.3, AES-256). Każdy dostęp administracyjny wymaga formalnej zgody i jest rejestrowany. Testy penetracyjne są zautomatyzowane i przeprowadzane regularnie. Dokumentacja bezpieczeństwa jest dostępna na potrzeby audytu po stronie klienta.

FAQ

Najczęstsze pytania o zarządzanie czasem pracy w Hermetis.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Zapraszamy do kontaktu.

Umów się na spotkanie

Czy system obsługuje różne systemy czasu pracy jednocześnie — np. zmianowy dla produkcji i podstawowy dla biura?

Tak. Hermetis obsługuje równolegle wszystkie systemy czasu pracy przewidziane w Kodeksie pracy: podstawowy, równoważny, zmianowy, zadaniowy, przerywany i weekendowy. Różne zespoły, lokalizacje i jednostki organizacyjne mogą mieć własne zasady czasu pracy, okresy rozliczeniowe i reguły nadgodzin — wszystko w jednym narzędziu, bez osobnych arkuszy czy systemów dla każdej grupy pracowników.

Jak system pilnuje zgodności grafiku z Kodeksem pracy?

Każdy grafik jest sprawdzany automatycznie przed jego opublikowaniem. System weryfikuje odpoczynek dobowy i tygodniowy, limity nadgodzin oraz pracę w niedziele i święta zgodnie z przepisami właściwymi dla danego pracownika, spółki i lokalizacji. Naruszenia blokowane są przez walidacje twarde, które uniemożliwiają zapisanie nieprawidłowego harmonogramu. Walidacje miękkie sygnalizują ryzyko i wymagają świadomego potwierdzenia decyzji przez osobę planującą. Dzięki temu potencjalne niezgodności są wykrywane zanim grafik trafi do pracownika, a nie dopiero przy kontroli PIP.

Jak system obsługuje nadgodziny — od rejestracji po rozliczenie?

Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe są rejestrowane przez dedykowane wnioski i klasyfikowane zgodnie z przepisami właściwymi dla danego pracownika i lokalizacji. Każdy wniosek przechodzi przez zatwierdzenie menedżera. Po zatwierdzeniu system aktualizuje bilans nadgodzin i określa sposób rozliczenia: wypłata lub odbiór. Pracownik może złożyć wniosek o odbiór nadgodzin przez portal self-service. Bilans nadgodzin jest widoczny dla menedżera w czasie rzeczywistym — bez pytania działu kadr.

Czy dane z systemu RCP i innych zewnętrznych źródeł mogą trafiać do ewidencji automatycznie?

Tak. Hermetis importuje czas pracy z systemów RCP, systemów kasowych i sprzedażowych przez skonfigurowane integracje, bez ręcznego przepisywania danych. Zaimportowane godziny trafiają do właściwej warstwy ewidencji bez nadpisywania planowanego grafiku. System rozdziela dane planistyczne od danych o faktycznym czasie pracy, dzięki czemu obie warstwy pozostają spójne i dostępne jednocześnie do rozliczeń, raportowania i audytu.

Jak wygląda przekazanie danych o czasie pracy do listy płac?

Po zamknięciu okresu rozliczeniowego karta czasu pracy zawiera zatwierdzone godziny, nieobecności, nadgodziny, dodatki za pracę w nocy i w dni wolne oraz bilans urlopowy. Dane te trafiają do modułu płacowego automatycznie jako zweryfikowane sumy i klasyfikacje gotowe do naliczenia. Nie ma potrzeby ręcznego zestawiania danych z kilku systemów przed każdym cyklem płacowym. Korekty wprowadzone po zamknięciu okresu tworzą osobne rekordy korygujące z pełną historią wersji i ścieżką audytu.

Czy system obsługuje czas pracy pracownika zatrudnionego w kilku spółkach lub rozliczanego w różnych centrach kosztowych?

Tak. Czas pracy pracownika działającego w kilku jednostkach organizacyjnych lub centrach kosztowych jest przypisywany do właściwej struktury automatycznie. Rozliczenie odbywa się per MPK i per podmiot prawny, zgodnie z rzeczywistym przypisaniem godzin. Dane trafiają do modułu płacowego z właściwym kontekstem spółki i centrum kosztowego, bez ręcznego rozbijania godzin między jednostki przed zamknięciem listy płac.

Jak system obsługuje urlopy i nieobecności w kontekście ewidencji czasu pracy?

Urlopy, zwolnienia lekarskie, praca zdalna, wyjścia prywatne i inne absencje trafiają do dedykowanego rejestru i są uwzględniane w karcie czasu pracy po zatwierdzeniu. Wymiar urlopu jest naliczany automatycznie na podstawie danych pracownika zgodnie z Kodeksem pracy. System importuje e-ZLA bezpośrednio z ZUS PUE i obsługuje nakładające się absencje, na przykład urlop pokrywający się ze zwolnieniem lekarskim. Kontrola limitów absencji działa w czasie rzeczywistym i generuje alerty dla menedżera oraz działu HR zanim nastąpi przekroczenie dopuszczalnego progu.