Program kadrowy dla organizacji, które rosną

Pełna historia pracownika. Od pierwszej umowy do ostatniego świadectwa pracy.

Hermetis porządkuje cały cykl życia pracownika w jednym programie kadrowym: z elektroniczną teczką osobową, historią zmian, automatycznym generowaniem dokumentów i danymi widocznymi tam, gdzie są potrzebne. Od zatrudnienia, przez każdą zmianę warunków współpracy, aż po rozwiązanie umowy i offboarding — wszystko w jednym systemie, zgodnie z Kodeksem pracy i aktualnymi przepisami.

Bez poprawiania tych samych informacji w kilku miejscach. Bez nieaktualnych wersji dokumentów. Bez luk, które wychodzą dopiero przy kontroli PIP, ZUS albo audycie wewnętrznym.

Umów spotkanie
Human Resources Management_header illustration
Firmy, które wybrały Hermetis
Lidl_Logo_Basis_115x115px_RGB 1
TMH LOGO primary 1
luminor 1
logo 1
kronus 1
Bosch_symbol_logo_black_red_LV 1

Dane pracowników rozsiane są w wielu miejscach, systemach, formularzach, a ich zmiana jest czasochłonna i podatna na błędy.

Jedna zmiana musi zostać wprowadzona ręcznie w kilku miejscach. Wnioski o nadgodziny znikają, dane w umowach nie są aktualizowane jednocześnie we wszystkich miejscach lub, mówiąc językiem Hermetis, nie są trzymane w sztywnych ramach. Gdy kartoteka pracownika, elektroniczne akta osobowe i raporty nie korzystają z jednego profilu, pojawiają się rozbieżności. Brakuje pełnego zapisu, który pokazuje co zostało zmienione, w którym momencie i przez którego pracownika. HR zajmuje się odtwarzaniem historii pracownika z różnych źródeł zamiast pracować na danych, którym można ufać.

Im więcej spółek i lokalizacji, tym trudniej utrzymać jeden standard procesu kadrowego.

Każda spółka i lokalizacja działa w oparciu o inne przepisy, inne terminy i inną dokumentację. Bez jednego systemu konsolidującego dane kadrowe i procesy płacowe między działami zaczynają się rozchodzić. Audyty ujawniają wcześniej niezauważone niespójności. Pracownicy zajmowali się tylko swoim wycinkiem procesu. których wcześniej nikt nie dostrzegł. Przy kilku pracodawcach i wielospółkowości arkusz Excel nie zapewni sprawnego monitorowania terminów badań lekarskich, szkoleń BHP czy retencji danych.

Ryzyko nie leży w samej zmianie przepisów, ale w tym, czy zostanie egzekwowana w danych, dokumentach i decyzjach kadrowych.

Zmiany w Kodeksie pracy, nowe wymagania ZUS czy aktualizacje RODO uruchamiają serię ręcznych korekt w dokumentach, umowach i procesach. Bez systemu, który automatycznie egzekwuje zgodność, HR musi pilnować, czy wszystkie zmiany zostały wdrożone we właściwych miejscach. Nigdy nie ma pewności, że każdy dokument, raport i proces działa według tych samych zasad. A drobna luka potrafi podważyć cały proces.

New release!

Medium length section heading goes here

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla.

  • Approve and process working time schedules
  • Register absences – time records update on approval
  • Generate schedules from defined shift cycles
Primary action
Placeholder Image
Każda lokalizacja działa inaczej. Kadry nie muszą.

Różne spółki. Różne przepisy. Jeden szczelny system, który utrzymuje cały proces kadrowy w zgodności.

Link do Strony głównej

Zgodność wbudowana w system

Każda zmiana pozostawia ślad. Dokumenty zachowują pełną historię wersji, a dostęp do danych jest kontrolowany zgodnie z rolą użytkownika. Dzięki temu organizacja jest gotowa na kontrolę PIP, audyt wewnętrzny albo ocenę bezpieczeństwa bez dodatkowego porządkowania danych przed terminem. Pełna historia zatrudnienia pracownika pozostaje uporządkowana i dostępna w jednym miejscu.

  • Elektroniczne akta osobowe zgodne z GDPR (RODO).
  • Tworzenie umów i aneksów z szablonu oraz podpis elektroniczny dokumentów.
  • Program do obsługi kadr gotowy na kontrolę. Z łańcuchem zatwierdzeń i pełnym audit logiem zmian.
  • Przypomnienia o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP na podstawie obowiązujących przepisów i profili ryzyka stanowiskowego.
  • Obsługa PPK: przystąpienie, odstąpienie od przystąpienia, rezygnacja, zmiana składek i zarządzanie dostawcami.
  • Obsługa kar porządkowych i nagród — z dokumentacją i historią w aktach pracownika.
  • Wsparcie pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności — ewidencja uprawnień, ulgi i obowiązki pracodawcy obsługiwane w systemie.
  • Obsługa ZFŚS i obciążeń komorniczych.
  • Pełna obsługa kadrowa onboardingu i offboardingu pracownika — od wydania zasobów po obiegówkę i zamknięcie akt osobowych.
  • Raporty dotyczące stanu zatrudnienia, rotacji i analizy rozwiązań umów.
  • Dokumenty kadrowe generowane automatycznie z systemu.

Jeden profil pracownika zasilający m.in. listę płac, ewidencję czasu czy podróży służbowych.
Dane aktualne wszędzie, od pierwszego do ostatniego dnia pracy.

01

Informacje trafiają do systemu 

Zatrudnienie, zmiana umowy lub rozwiązanie stosunku pracy inicjowane jest przez uprawnioną do tego osobę. Nowy pracownik może samodzielnie wypełnić kwestionariusz przed zatrudnieniem, a dane trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania przez dział HR.

02

Zmiana przechodzi przez zatwierdzenia 

Awans, zmiana wynagrodzenia, przejście na inny wymiar etatu, przeniesienie do innej spółki — każda z tych zmian przechodzi przez zdefiniowany łańcuch zatwierdzeń. System zapisuje kto i kiedy zaakceptował zmianę.

03

Dane aktualizują się w określonym terminie 

Zmiana zaczyna obowiązywać dokładnie w dacie wskazanej w dokumencie. Nie ma synchronizacji między systemami ani różnych wersji danych pracownika funkcjonujących równolegle. 

04

Wszystkie moduły pracują na tym samym profilu 

Zatwierdzony profil pracownika jest od razu dostępny dla wszystkich modułów platformy — od listy płac, przez raportowanie ZUS i GUS, po obsługę PPK i rozliczenia końcowe. Nie trzeba ponownie wprowadzać zmian ani sprawdzać, który system ma aktualną wersję.

Dane bez rozbieżności

Jedno spójne źródło informacji dla całego HR i payrollu

System jest jedynym wiarygodnym źródłem danych dla całej platformy. Żaden moduł nie utrzymuje własnej kopii. Zakończenie zatrudnienia automatycznie uruchamia rozliczenia końcowe, m.in. ekwiwalent za urlop, odprawę i procesy płacowe. Ponowne zatrudnienie byłego pracownika obsługiwane jest dedykowanym procesem, z możliwością zachowania ciągłości stażu w grupie kapitałowej.

Struktura organizacji

Pracownik przypisany do właściwej spółki i formy zatrudnienia

Każdy profil pracownika jest powiązany z konkretną spółką, jednostką prawną, typem umowy, rolą i warunkami zatrudnienia — zgodnie z rzeczywistą strukturą organizacji. Przy wielu spółkach i lokalizacjach to powiązanie eliminuje błędy w raportowaniu, dokumentach kadrowych i rozliczeniach.

Dostęp oparty na roli

Każdy widzi tylko te dane, do których powinien mieć dostęp

Wgląd do danych pracowników wynika z roli użytkownika, miejsca w strukturze i zakresu odpowiedzialności. Dział kadr widzi pełne akta pracowników. Menedżer widzi swój zespół. Audytor widzi historię zmian. Nikt nie ma dostępu do danych, których nie potrzebuje lub których widzieć nie powinien.

Pełna historia zmian kadrowych gotowa do audytu, obejmująca decyzje, zatwierdzenia, daty wejścia w życie i podstawę każdej zmiany.

System odpowiada na pytania, które dotąd spływały do HR

Pytania o stan zatrudnienia, kończące się umowy, urlopy i rotację nie muszą trafiać za każdym razem do HR.

Hermetis Dyrektor HR widzi, ile osób pracuje w każdym podmiocie, które umowy wygasają w następnym kwartale i ilu pracowników jest w trakcie okresu wypowiedzenia. Menedżer sprawdza dane swojego zespołu, kończące się umowy, zaległe badania lekarskie, niewykorzystane urlopy i jubileusze pracownicze. Compliance weryfikuje kompletność akt osobowych i stosowanie polityk retencji danych. Finanse analizują koszty zatrudnienia między podmiotami bez eksportowania danych do arkusza.

Listy etatów, rotacja, przyczyny rozwiązania umów oraz raporty PFRON, GUS i ZUS per spółka są dostępne dla wybranego podmiotu i okresu. Własne raporty kadrowe można tworzyć samodzielnie, bez angażowania IT i HR.

HR Management
Wielospółkowość bez rozchodzenia się procesów

System kadrowo-płacowy, który oddaje kontrolę i compliance firmom o rosnącej strukturze.

Zespół HR w organizacji wielospółkowej zarządza strukturą, w której przybywa podmiotów prawnych, lokalizacji i modeli współpracy. Inne zasady mogą obowiązywać w spółce produkcyjnej, inne w sieci punktów handlowych, inne u franczyzobiorców albo w centrum logistycznym obsługującym kilka marek. Każdy podmiot ma własne obowiązki dokumentacyjne, okresy wypowiedzenia, polityki retencji danych i ścieżki zatwierdzeń. Pracownik może zmieniać spółkę, lokalizację, typ umowy albo zakres roli, a jego historia zatrudnienia musi pozostać spójna w całej strukturze.

Hermetis stosuje właściwe przepisy na podstawie podmiotu prawnego, jurysdykcji i formy zatrudnienia pracownika. Kartoteka multi-spółkowa konsoliduje dane kadrowe wszystkich podmiotów w jednym miejscu, zachowując kontekst każdej spółki. Przeniesienie pracownika między podmiotami przechodzi przez udokumentowany proces zatwierdzenia, z datą wejścia w życie, pełną historią zmian i spójnymi danymi dla kadr, płac, czasu pracy oraz raportowania.

HR Management 2
Zgodność, która daje Ci komfort

Zgodność egzekwowana przez system, z dokumentacją dla HR, IT i audytu. Od RODO i GDPR po NIS-2 oraz ISO.

Umów spotkanie
Ewidencja czasu pracy zintegrowana z kadrami

Umowy o pracę, zlecenia i inne formy współpracy prowadzone w jednym porządku danych, z właściwymi zasadami ewidencji, rozliczeń i zatwierdzeń.

Placeholder Image (5)
Moduł płacowy zintegrowany z kadrami

Zmiany umów, nieobecności, urlopy i składniki wynagrodzeń trafiają do listy płac bez ręcznego przepisywania danych między systemami.

HR Management 4
Case Study

“Enabling employees to request their absences, extra time, was the first step for them to have a more productive workday.”

Frame 350-1

Uldis Vilks

Head of IT, Kronus

Placeholder Image

Popular integrations

Financial & Accounting Systems

  • SAP
  • Oracle
  • NetSuite
  • Xero
  • AXAPTA

Human Capital Management Systems

  • Workday
  • SAP SuccessFactors

Data Platforms

  • SharePoint
  • MS Azure

ERP Systems

Integracje

Hermetis łączy się z systemami, których Twoje zespoły HR i IT już używają. Także tymi starszymi, lokalnymi i charakterystycznymi dla firmy.

Większość organizacji ma już systemy, na których pracuje od lat. Hermetis może się z nimi zintegrować. Standardowe połączenia działają od razu po wdrożeniu. Starsze lub specyficzne dla klienta systemy obsługiwane są w formacie, który ten system rozumie — plikowym, API lub bezpośrednim. Rivile, Visma i inne platformy powszechne w Polsce i krajach bałtyckich są obsługiwane natywnie. 

Na rynku polskim Hermetis integruje się z ZUS PUE i ZUS Płatnik, systemami FK i RCP, platformami PPK oraz systemami bankowymi do realizacji przelewów płacowych. Podpis elektroniczny obsługiwany jest przez Smart-ID, eID i eParaksts mobile. Zarządzanie tożsamością odbywa się przez SSO i SCIM z Microsoft Azure Entra ID. Dla organizacji dbających o równość wynagrodzeń dostępna jest również integracja z narzędziami Equal Pay.


 

 

Bezpieczeństwo

Dane pracowników pozostają w obrębie podmiotu, do którego należą.

Dane kadrowe, umowy, historia zatrudnienia i wynagrodzenia podlegają przepisom kraju, w którym działa dany podmiot prawny. Administrator HR w Polsce nie ma wglądu w akta pracowników zatrudnionych na Litwie, jeśli jego rola tego nie wymaga. Dostęp jest zdefiniowany przez rolę, powiązany ze strukturą organizacyjną i rejestrowany w każdym punkcie. Gdy profil pracownika zostaje zmieniony, poprzednia wersja jest zachowana. Okresy retencji danych są stosowane automatycznie, zgodnie z wymaganiami każdego kraju. Gdy dane muszą zostać usunięte, proces obsługuje to system.

Hermetis działa na infrastrukturze hostowanej w centrach danych certyfikowanych zgodnie z SOC 2, zlokalizowanych w Unii Europejskiej, z dostępnością 99% i szyfrowaniem danych w tranzycie i w spoczynku (TLS 1.3, AES-256). Każdy dostęp administracyjny wymaga formalnej zgody i jest rejestrowany. Testy penetracyjne są zautomatyzowane i przeprowadzane regularnie. Dokumentacja bezpieczeństwa jest dostępna na potrzeby audytu po stronie klienta.

certificates list PL 1

HR management for companies operating across Lithuania, Latvia, Estonia, and Poland.

Employment changes documented, approved, and traceable. The same employee record used by payroll, working time, and travel – with the correct rules applied per legal entity.

Book a meeting

FAQ

Najczęstsze pytania o program kadrowy. Nie znalazłeś odpowiedzi? 

Zapraszamy do kontaktu
Czy elektroniczne akta osobowe są zgodne z wymaganiami Kodeksu pracy i RODO?

Tak. E-teczka w Hermetis spełnia wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z Kodeksem pracy oraz przepisami RODO i GDPR. Dokumenty przechowywane są z wbudowanymi kategoriami danych i polityką retencji stosowaną automatycznie. Dostęp do akt jest kontrolowany per rola użytkownika i rejestrowany w audit logu.

Jak system obsługuje generowanie dokumentów kadrowych — umów, aneksów i pism?

Umowy, aneksy i pisma kadrowe są generowane z szablonów skonfigurowanych w systemie. Korespondencja seryjna pozwala na wysyłkę dokumentów do wybranych grup pracowników jednocześnie. Wygenerowane dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie i trafiają do akt pracownika z pełną historią wersji. Szczegółowy zakres konfigurowalności szablonów omawiamy na spotkaniu technicznym.

Jak system obsługuje badania lekarskie i szkolenia BHP?

Hermetis prowadzi ewidencję badań lekarskich i szkoleń BHP z datami ważności przypisanymi do profili ryzyka stanowiskowego. System generuje przypomnienia dla HR i menedżerów przed upływem terminu ważności badania lub szkolenia. Przy kilkuset lub kilku tysiącach pracowników w różnych lokalizacjach i spółkach monitoring terminów odbywa się automatycznie. 

Jak wygląda obsługa zwolnienia pracownika — świadectwo pracy, obiegówka i rozliczenie końcowe?

Rozwiązanie stosunku pracy jest obsługiwane jako zamknięty proces kadrowy z obiegiem zatwierdzeń i datą wejścia w życie. System generuje świadectwo pracy z szablonu. Ekwiwalent za urlop, odprawa i inne składniki rozliczenia końcowego trafiają do modułu płacowego automatycznie. Akta pracownika zostają zamknięte z pełną historią zatrudnienia i ścieżką audytu. Szczegółowy zakres obsługi dokumentów offboardingowych, w tym obiegówki, omawiamy na spotkaniu technicznym.

Czy system obsługuje pełny cykl PPK — od zgłoszenia po raportowanie do operatora?

Tak. Hermetis obsługuje pełny cykl PPK: zgłoszenie pracownika, kalkulację składek pracodawcy i pracownika, wnioski o rezygnację, autozapis co cztery lata oraz raportowanie do operatora PPK. Obsługa PPK jest wymogiem ustawowym obowiązującym każdego pracodawcę i jest częścią standardowej konfiguracji systemu.

Jak system obsługuje historię zatrudnienia pracownika?

Hermetis prowadzi pełną ewidencję historii zatrudnienia w ramach organizacji — wszystkich stanowisk, zmian warunków umowy, przeniesień między spółkami i rozwiązań stosunku pracy. Historia ta jest uwzględniana przy naliczaniu uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy. Zakres obsługi historii zatrudnienia sprzed dołączenia do organizacji omawiamy na spotkaniu technicznym.

Czy system weryfikuje poprawność danych wprowadzanych przez HR i pracowników?

Tak. Hermetis stosuje mechanizmy walidacji danych przy ich wprowadzaniu do systemu — zarówno przez HR, jak i przez pracownika uzupełniającego kwestionariusz przedrekrutacyjny. Szczegółowy zakres walidowanych pól i zachowanie systemu przy wykryciu błędnych danych zależy od konfiguracji przyjętej w organizacji i omawiamy go na spotkaniu technicznym.