Naliczanie wynagrodzeń zgodne z przepisami, zasilane danymi z kadr i czasu pracy.

Hermetis prowadzi payroll dla pracowników etatowych, zleceniobiorców i umów o dzieło w jednym systemie płacowym. Dane kadrowe, zatwierdzone karty czasu pracy, absencje, nadgodziny i składniki wynagrodzeń trafiają bezpośrednio na listy płac, bez ręcznego przepisywania między systemami. Każde wyliczenie jest udokumentowane, każda zmiana zarejestrowana, a zgodność z polskimi przepisami podatkowymi i składkowymi egzekwowana automatycznie. Lista płac bez ręcznej reconciliacji przed każdym cyklem i gotowa na audyt.

Firmy, które wybrały Hermetis

Trzy filary szczelnego payrollu:

Błąd płacowy zdarza się tam, gdzie jest luka. W Hermetis każde wyliczenie jest udokumentowane, każdy przepis egzekwowany automatycznie, a dane z kadr i czasu pracy trafiają do listy płac bez ręcznego pośrednictwa.

Każde wyliczenie ma źródło

Lista płac nie jest wynikiem ręcznego uzgodnienia kilku plików. Każda reguła obliczeniowa jest widoczna i możliwa do prześledzenia. Każda zmiana na liście płac zostaje zapisana odpowiednio udokumentowana. Wyliczanie wynagrodzeń przechodzi przez zdefiniowany proces zatwierdzeń, a korekty zachowują pełny kontekst między cyklami rozliczeniowymi.

Przepisy są stosowane automatycznie

Podatki, składki ZUS, progi podatkowe, ulgi i PPK są naliczane według aktualnych reguł. System obsługuje 30-krotność ZUS, zwolnienie z podatku do 26. roku życia, potrącenia i składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Zespół płac nie sprawdza od nowa przed każdym cyklem, czy ostatnia zmiana przepisów została uwzględniona w naliczeniu.

Jeden profil pracownika od zatrudnienia do wypłaty

Naliczanie wynagrodzeń korzysta z tych samych danych, które prowadzą kadry, czas pracy i absencje. Zmiana umowy, nowy składnik wynagrodzenia, zatwierdzona karta czasu pracy, nadgodziny albo korekta nieobecności trafiają bezpośrednio na listę płac. Dane nie są przepisywane między systemami, więc payroll opiera się na aktualnym profilu pracownika, a nie na ostatniej wersji pliku.

Cykl płacowy pod kontrolą.

Od zamknięcia danych wejściowych po przelewy, Płatnika i księgowanie — lista płac przechodzi przez jeden udokumentowany proces.

Dane trafiają do listy płac

Dział płac nie zaczyna miesiąca od zbierania danych z maili, arkuszy i osobnych systemów. Zatwierdzone karty czasu pracy, absencje, nadgodziny, premie i składniki zmienne trafiają do modułu płacowego automatycznie z zatwierdzonych źródeł. Lista płac zaczyna się od kompletnych danych.

Naliczanie, walidacja i zatwierdzenie

System oblicza wynagrodzenia brutto-netto, stosuje właściwe składki ZUS, zaliczki PIT, ulgi i potrącenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przed zatwierdzeniem wyniki przechodzą walidację według zdefiniowanych reguł. Specjalista ds. płac zatwierdza listę jednym widokiem — bez sprawdzania pozycji po pozycji.

Wyniki trafiają do wypłat, raportów i księgowania

Przelewy wynagrodzeń wychodzą w formacie MultiCash lub SEPA po wielostopniowej autoryzacji. Deklaracje ZUS i PIT eksportowane są do Płatnika automatycznie. Polecenie księgowania trafia do FK z przypisaniem do centrum kosztów i MPK. Elektroniczne paski płacowe są dostępne dla pracowników w portalu tego samego dnia co wypłata.

Wynagrodzenia, składki, ulgi i potrącenia. Wszystko w jednym systemie naliczania wynagrodzeń.

Jeden system płacowy. Tyle składników, ile potrzebuje Twoja organizacja.

Wynagrodzenia zasadnicze
Premie i prowizje
Dodatki i składniki zmienne
Naliczanie umów zlecenia i o dzieło
Nadgodziny do wypłaty i odbioru
Zwolnienia chorobowe i absencje
Podstawy chorobowe i urlopowe
Kalkulacja ekwiwalentu urlopowego
Składki ZUS społeczne i zdrowotne
Automatyczna obsługa 30-krotności ZUS
Zaliczki PIT, progi i ulgi podatkowe
Zwolnienie z podatku do 26. roku życia
Obsługa PPK w systemie płacowym
Potrącenia dobrowolne i obowiązkowe
Zajęcia komornicze i monitoring spłat
Import premii z Excel na listę płac
Listy płac podstawowe i dodatkowe
Listy korygujące po absencji zgłoszonej po wypłacie
Elektroniczne paski płacowe
Eksport danych do systemu Płatnik
Księgowanie listy płac na kontach i MPK
Pliki przelewów wynagrodzeń do banku

Naliczanie

Obliczanie wynagrodzeń brutto-netto z udokumentowaną logiką obliczeniową i śledzeniem wersji reguł dla każdego okresu rozliczeniowego.
Naliczanie umów o pracę, umów zlecenia i umów o dzieło w jednym systemie płacowym.
Automatyczna obsługa progów składek ZUS, limitu 30-krotności oraz progów podatkowych per podmiot prawny.
Obsługa ulg i zwolnień podatkowych, m.in. ulgi dla młodych, ulgi na powrót, rodziny 4+ oraz zwolnienia z podatku do 30 000 zł.
Automatyczna rekalkulacja podstawy chorobowej i urlopowej wraz z wyrównaniem przy opóźnionym wprowadzeniu składników.
Kalkulacja ekwiwalentu urlopowego oraz list korygujących absencje po wypłacie.
Import premii i składników zmiennych z systemów zewnętrznych z zachowaniem ścieżki audytu.
Obsługa potrąceń komorniczych z kontrolą kwoty wolnej, regułami pierwszeństwa i monitoringiem spłat.
Obsługa rozliczeń płacowych dla wielu jednostek prawnych w jednej organizacji.

Wypłata

Obieg akceptacji listy płac przed realizacją wypłat, zgodny ze strukturą ról i odpowiedzialności w organizacji.
Wielostopniowa autoryzacja przelewów wynagrodzeń przed przekazaniem plików do banku.
Generowanie plików płatniczych do banku i systemów homebankingowych, w tym w formatach MultiCash i SEPA.
Obsługa przelewów wynagrodzeń, podatków, składek, potrąceń i innych zobowiązań wynikających z listy płac.
Oddzielne listy płac dla regularnych wypłat, rozliczeń dodatkowych, korekt i wypłat poza standardowym cyklem.
Dwa obszary rozliczeniowe: wypłata do końca miesiąca lub do 10. dnia następnego miesiąca — konfigurowane per pracownik w ramach jednej jednostki prawnej.
Elektroniczne paski płacowe dostępne dla pracowników w portalu self-service.
Paski płacowe z widocznymi składnikami wynagrodzenia, potrąceniami, podstawami naliczeń i informacją o wypłacie.
Lista płac bez ręcznej reconciliacji przed każdym cyklem wypłat, oparta na zatwierdzonych danych z systemu.

Raportowanie i księgowanie

Eksport danych do systemu Płatnik na potrzeby rozliczeń ZUS.
Generowanie raportów ZUS, PIT i PPK na podstawie danych z naliczonych list płac.
Księgowanie listy płac na kontach i MPK, zgodnie ze strukturą finansową organizacji.
Widok kosztów pracy per spółka, lokalizacja, dział, centrum kosztowe i okres rozliczeniowy.
Śledzenie każdej zmiany na liście płac do dokumentu źródłowego, użytkownika, daty i powodu korekty.
Eksport danych do systemów FK, BI i narzędzi analitycznych bez naruszania integralności danych źródłowych.

Płace bez luk w danych i bez niespodzianek przed zamknięciem miesiąca lub przy kontroli.

Hermetis porządkuje cykl płacowy tak, aby lista płac była oparta na zatwierdzonych danych, udokumentowanych regułach i pełnej historii zmian.

Błąd płacowy to utrata zaufania i ryzyko kadrowe.

Nieprawidłowa wypłata generuje pytania, skargi i nieufność wobec pracodawcy. System płacowy z walidacją wyników przed zatwierdzeniem i pełną ścieżką audytu eliminuje klasę błędów, które powstają przy ręcznym zestawianiu danych z kilku systemów. Każda lista płac zamknięta z kompletem dokumentacji zanim trafi do pracownika.

Skonsolidowany widok kosztów pracy przed zamknięciem listy, nie po.

Per spółka, lokalizacja, dział i MPK w jednym systemie płacowym. Naliczanie płac dla grupy kapitałowej odbywa się w jednym systemie bez składania danych z kilku narzędzi przed każdym raportem zarządczym.

Listy korygujące trafiają do właściwego cyklu, bez naruszania historii.

Absencja wprowadzona po wypłacie, korekta karty czasu pracy, opóźniony składnik wynagrodzenia albo zmiana nadgodzin nie nadpisują zamkniętej listy płac. Hermetis tworzy zapis korygujący, wyrównanie i ślad do kolejnego naliczenia. Poprzednie naliczenia zachowują historię, a audit log pokazuje użytkownika, datę, powód i wpływ zmiany na bieżący cykl.

Jeden system płacowy. Jedna historia. Jeden dostawca.

Jeden system płacowy oznacza mniej integracji, mniej punktów kontroli i jeden ślad danych. Jeden kontrakt i jeden audyt bezpieczeństwa zamiast osobnego przeglądu dla każdego dostawcy obsługującego kadry, czas pracy i płace. Informacje z kadr i czasu pracy trafiają do payrollu przez zdefiniowany obieg, a wyniki są przekazywane dalej do FK, Płatnika, bankowości i raportowania. Dostęp do danych płacowych wynika z roli użytkownika i jest rejestrowany w każdym punkcie procesu.

Wsparcie eksperckie

Automatyzacja płac wsparta przez specjalistów — dla przypadków, których system nie rozstrzyga sam.

Złożone przepisy, wyjątki lokalne, niestandardowe modele zatrudnienia — część sytuacji płacowych wymaga ludzkiej ekspertyzy, nie tylko reguły w systemie. Do każdego klienta przypisany jest dedykowany specjalista ds. płac, który zna kontekst organizacji i reaguje na bieżące potrzeby. Dla firm, które nie chcą prowadzić payrollu wewnętrznie, dostępny jest pełny outsourcing kadr i płac.

Dedykowany specjalista ds. płac przypisany do konta klienta.
Obsługa złożonych przypadków, przepisów szczególnych i wyjątków lokalnych.
Pełny outsourcing kadr i płac jako opcja dla organizacji, które chcą przenieść ten obszar na zewnątrz.

Umów spotkanie

Bezpieczeństwo

Dane płacowe przechowywane i przetwarzane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.

Wynagrodzenia, numery kont bankowych i informacje podatkowe to dane szczególnie wrażliwe — objęte pełną ochroną na każdym etapie przetwarzania.

Zgodność z RODO

Pełna zgodność z europejskimi
przepisami o ochronie danych

ISO 27001:2022

Certyfikowane zarządzanie
bezpieczeństwem informacji

Zgodność z NIS2

Partner dbający o cyberbezpieczeństwo

Zgodność z DORA

Certyfikat cyfrowej odporności
operacyjnej

Naliczanie płac dla grupy kapitałowej

Naliczanie płac dla grupy kapitałowej w jednym porządku danych.

Hermetis prowadzi payroll zgodnie z rzeczywistą strukturą organizacji: spółkami, lokalizacjami, działami i centrami kosztów.

Listy płac są prowadzone per podmiot prawny, lokalizacja, dział i MPK.
Dane kadrowe, czas pracy, absencje, premie i składniki wynagrodzeń trafiają do naliczeń z właściwym kontekstem spółki.
CFO widzi koszt pracy per spółka i lokalizacja, bez składania raportów z kilku systemów przed zamknięciem miesiąca.

Umów demo

Reguły płacowe dopasowane do organizacji

Reguły płacowe dopasowane do firmy, bez sztywnych szablonów.

Hermetis pozwala zdefiniować sposób obsługi wynagrodzeń, potrąceń, świadczeń, akceptacji i księgowania zgodnie z modelem działania firmy.

Składniki płacowe, reguły obliczeniowe, obiegi akceptacji i księgowanie kosztów pracy można konfigurować pod strukturę organizacji.
System obsługuje potrącenia ustawowe, zajęcia komornicze, alimenty, świadczenia i składki finansowane przez pracodawcę.
Premie, prowizje i płatności jednorazowe można importować z zewnętrznych systemów z zachowaniem ścieżki audytu od źródła do naliczenia.

Umów demo

Popular integrations

SAP

NetSuite

Financial & Accounting Systems

SAP
Oracle
NetSuite
Xero
AXAPTA

Human Capital Management Systems

Workday
SAP SuccessFactors

Data Platforms

SharePoint

ERP Systems

Integracje

Payroll połączony z kadrami, finansami, bankiem i raportowaniem.

Dane kadrowe, czas pracy i absencje trafiają do modułu płacowego przez zdefiniowane interfejsy bez ręcznych transferów. Wyniki naliczenia przekazywane są dalej do systemów FK, Płatnika, bankowości i narzędzi raportowania w standardowych formatach. Każdy transfer danych jest identyfikowalny i gotowy na audyt.

Synchronizacja danych kadrowych i płacowych między systemami bez ręcznego przepisywania.
Eksport do FK, Płatnika i systemów bankowych w standardowych formatach.
Dane płacowe gotowe na audyt na każdym etapie procesu.

Open API Bezpieczne, spójne i w pełni identyfikowalne dane płacowe we wszystkich systemach organizacji.

“We chose Hermetis because we know that the moment employee receives the wrong paycheck, the trust is breached. ”

Lina Vaitiekūnienė

Head of People Partenring and Talent Acquisition, Luminor

FAQ

Najczęstsze pytania o payroll w Hermetis.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Zapraszamy do kontaktu.

Umów spotkanie

Czy system płacowy obsługuje różne formy zatrudnienia na jednej liście płac?

Tak. Hermetis prowadzi payroll dla pracowników etatowych, zleceniobiorców i umów o dzieło w jednym systemie. Każda forma zatrudnienia jest naliczana według właściwych reguł składkowych i podatkowych, bez konieczności prowadzenia osobnych list płac w różnych narzędziach. Składniki wynagrodzenia, potrącenia i ulgi są przypisywane do właściwego typu umowy automatycznie, a wyniki trafiają do jednego widoku kosztów pracy dla całej organizacji.

Jak system obsługuje zmiany przepisów podatkowych i składkowych ZUS?

Aktualne przepisy są egzekwowane przez system automatycznie, bez ręcznej aktualizacji przed każdym cyklem płacowym. Hermetis obsługuje progi składek ZUS, 30-krotność ZUS, zaliczki PIT, ulgi podatkowe dla młodych, ulgę na powrót, rodzinę 4+ oraz zwolnienie do 30 000 zł. Zmiana przepisów nie wymaga od specjalisty ds. płac sprawdzania przed każdym naliczeniem, czy ostatnia aktualizacja została już uwzględniona w systemie.

Co się dzieje z listą płac, gdy absencja lub korekta czasu pracy pojawia się już po wypłacie?

Hermetis tworzy osobny zapis korygujący, który trafia do właściwego cyklu rozliczeniowego bez nadpisywania zamkniętej listy płac. Poprzednie naliczenia zachowują pełną historię, a audit log rejestruje użytkownika, datę, powód i wpływ korekty na bieżące naliczenie. Absencja zgłoszona po wypłacie, opóźniony składnik wynagrodzenia czy korekta karty czasu pracy są obsługiwane jako wyrównanie w kolejnym cyklu, a nie jako ingerencja w zamknięty okres.

Czy można importować składniki płacowe z zewnętrznych plików — na przykład premie z arkusza Excel?

Tak. Hermetis obsługuje import składników płacowych z plików Excel i CSV, w tym premii, prowizji i innych składników zmiennych. Import jest weryfikowany pod kątem poprawności danych — system sprawdza zgodność z numerem osobowym pracownika przed zapisaniem składnika na liście płac. Zaimportowane dane trafiają do właściwego naliczenia z zachowaniem pełnej ścieżki audytu od źródła do finalnego wyliczenia.

Jak wygląda proces zatwierdzania i realizacji wypłat wynagrodzeń?

Lista płac przechodzi przez zdefiniowany obieg akceptacji zgodny ze strukturą ról w organizacji, zanim trafi do realizacji. Przelewy wynagrodzeń wymagają wielostopniowej autoryzacji przed przekazaniem pliku do banku. Pliki płatnicze generowane są w formatach MultiCash i SEPA. Po realizacji wypłaty pracownicy otrzymują dostęp do elektronicznych pasków płacowych w portalu self-service Deklaracje ZUS i PIT eksportowane są do systemu Płatnik automatycznie, a polecenie księgowania trafia do FK z przypisaniem do właściwego centrum kosztów i MPK.

Jak system obsługuje zajęcia komornicze przy kilku potrąceniach jednocześnie?

Hermetis obsługuje wielopoziomowe zajęcia komornicze z automatyczną kontrolą kwoty wolnej od potrąceń i egzekwowaniem reguł pierwszeństwa zgodnie z Kodeksem pracy. Gdy pracownik ma kilka zajęć komorniczych jednocześnie, system stosuje właściwą kolejność potrąceń i pilnuje, aby łączna kwota nie naruszała ustawowych limitów kwoty wolnej od potrąceń zgodnie z Kodeksem pracy. Monitoring i rozliczanie spłat komorniczych odbywa się automatycznie, a system generuje przelewy do właściwych organów egzekucyjnych.

Czy system płacowy obsługuje naliczanie wynagrodzeń dla grupy kapitałowej z wieloma spółkami?

Tak. Hermetis prowadzi listy płac osobno dla każdego podmiotu prawnego, lokalizacji, działu i centrum kosztowego, przy zachowaniu jednego porządku danych dla całej grupy. Dane kadrowe, czas pracy i absencje trafiają do naliczeń z właściwym kontekstem spółki bez ręcznego przenoszenia między systemami. CFO widzi koszt pracy per spółka i lokalizacja bez konieczności składania raportów z kilku narzędzi. Kompleksowa kalkulacja ZUS i PIT przy kilku jednostkach prawnych jest obsługiwana przez system, a nie przez ręczne uzgodnienia między działami.