Portal pracownika

Paski, zaświadczenia, salda urlopowe i harmonogramy dostępne dla pracownika bez zapytania do HR.

HR nie powinien obsługiwać tych samych pytań kilkadziesiąt razy w miesiącu. Hermetis daje pracownikom dostęp do ich własnych danych, dokumentów i spraw kadrowych w jednym portalu. Pracownik sprawdza pasek płacowy, saldo urlopu, harmonogram pracy, dane osobowe i zaświadczenia samodzielnie. HR zachowuje kontrolę nad procesem, ale nie musi pośredniczyć w każdej sprawie.

Umów spotkanie
Employee Self-Service_header illustration (1)
Firmy, które trzymają swoje procesy kadrowo-płacowe w bezpiecznych ramach
Lidl_Logo_Basis_115x115px_RGB 1
TMH LOGO primary 1
luminor 1
logo 1
kronus 1
Bosch_symbol_logo_black_red_LV 1
How it works

See how employee self-service works in Hermetis.

Watch the demo

Dział HR odpowiada na dziesiątki zapytań tygodniowo. Wszyscy odzyskują czas, gdy pracownik ma dostęp do własnych danych.

Employee self-service illustration without h PL

Bez portalu pracownika:

  • Pracownicy kierują do HR powtarzalne zapytania o paski płacowe, salda urlopowe, zaświadczenia i status wniosków.
  • Wnioski urlopowe, zmiany danych osobowych i potwierdzenia dostępności przechodzą przez mail, formularze albo lokalne ustalenia.
  • Menedżer nie ma bieżącego widoku urlopów, absencji i dostępności zespołu, więc decyzje operacyjne wymagają dodatkowego kontaktu z HR.
  • Historia zatrudnienia, dokumenty i dane pracownika są odtwarzane z kilku źródeł, zamiast wynikać z jednego aktualnego profilu.
  • Zmiana danych osobowych wymaga ręcznego sprawdzenia, zatwierdzenia i aktualizacji w systemie przez dział kadr.
Employee self-service illustration with h v2 PL (1)
  • Pracownik sam pobiera pasek płacowy, sprawdza saldo urlopu, harmonogram, zaświadczenia i własne dane kadrowe w portalu.
  • Wniosek urlopowy, zmiana danych osobowych albo zgłoszenie nieobecności trafiają do właściwego obiegu akceptacji bez mailowego pośrednictwa.
  • Menedżer widzi kalendarz zespołu, status wniosków i dostępność pracowników w czasie rzeczywistym.
  • Dane pracownika pozostają w jednym profilu, aktualnym dla kadr, czasu pracy, płac i samoobsługi.
  • HR zachowuje kontrolę nad procesem, ale nie obsługuje ręcznie każdej prostej sprawy pracownika.

Pracownik, który sam znajdzie odpowiedź, nie musi jej szukać w HR.

Ile godzin tygodniowo Twój HR spędza na pytaniach, które system mógłby obsłużyć sam? Każdy moment, który kiedyś wymagał HR jako pośrednika, należy teraz do pracownika. Osoby, które mają dostęp do własnych informacji, mogą samodzielnie składać wnioski i śledzić, co się z nimi dzieje. 

01

Przed pierwszym dniem

Wypełnia ankietę onboardingową

Przesyła dokument tożsamości i ustawia konto bankowe

Podpisuje cyfrowo opis stanowiska

02

Pierwszy tydzień

Potwierdza harmonogram pracy

Przegląda szczegóły umowy i informacje zatrudnieniowe

03

Co miesiąc

Bezpiecznie przegląda odcinek płacowy

Składa wniosek urlopowy i widzi status zatwierdzenia w czasie rzeczywistym

Sprawdza saldo nieobecności

04

Zdarzenie życiowe

Aktualizuje adres zamieszkania

Dodaje członka rodziny

Składa wniosek o urlop rodzicielski

05

Przegląd wynagrodzenia

Otrzymuje zaktualizowaną umowę

Natychmiast uzyskuje dostęp do nowego odcinka płacowego

06

Podróż służbowa

Składa wniosek o podróż służbową

Rozlicza wydatki z paragonami

07

Offboarding

Otrzymuje ostatni odcinek płacowy

Dane osobowe

  • Dane kontaktowe i adres zamieszkania
  • Konta bankowe (zmiana wymaga zatwierdzenia przez dział płac)
  • Status zwolnienia podatkowego
  • Członkowie rodziny i status niepełnosprawności
  • Dokumenty tożsamości usuwane zgodnie z RODO
  • Wykształcenie i certyfikaty

Nieobecności

  • Elektroniczny wniosek urlopowy z akceptacją według rodzaju nieobecności
  • Salda nieobecności w czasie rzeczywistym
  • Kalendarz urlopów zespołu
  • Status zatwierdzenia widoczny na bieżąco
  • Rejestracja nieobecności przez pracownika
  • Wnioski o nadgodziny i pracę dodatkową

Wynagrodzenie i zatrudnienie

  • Paski płacowe w formie elektronicznej. Bezpieczne, dostępne co miesiąc
  • Dostęp do PIT-11 z portalu pracownika
  • Szczegóły umowy i historia zatrudnienia
  • Zaświadczenie o zatrudnieniu z portalu pracownika
  • Opis stanowiska i pozostałe saldo urlopowe

Czas pracy

  • Podgląd osobistego grafiku pracy na telefonie
  • Potwierdzanie zaplanowanego harmonogramu
  • Podgląd osobistej ewidencji czasu pracy

Podróże służbowe i wydatki

  • Wnioski o podróże służbowe
  • Podgląd diet
  • Raporty wydatków z paragonami
  • Śledzenie statusu zatwierdzenia

Onboarding

  • Ankieta przed zatrudnieniem
  • Cyfrowe podpisywanie dokumentów
  • Dane trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania

Pracownicy zarządzają własnymi danymi. HR zachowuje pełną kontrolę.

Portal pracownika daje każdej osobie dostęp do danych, które jej dotyczą, ale wrażliwe aktualizacje pozostają w kontrolowanym procesie. Każda aktualizacja ma datę wejścia w życie, historię wersji i zapis decyzji. System pokazuje, kto wprowadził zmianę, kto ją zatwierdził i kiedy zaczęła obowiązywać. Poprzednie dane nie są nadpisywane. Dokumenty pomocnicze mogą być usuwane automatycznie po zatwierdzeniu, zgodnie z polityką RODO.

  • Zmiana danych osobowych przez pracownika z akceptacją HR
  • Zmiana numeru konta bankowego z zatwierdzeniem przez dział płac
  • Weryfikacja zdjęcia pracownika przed publikacją
  • Obsługa statusu niepełnosprawności i samotnego rodzica z dokumentacją
  • Automatyczne usuwanie dokumentów pomocniczych po zatwierdzeniu
  • Data wejścia w życie dla każdej aktualizacji
  • Pełna historia zmian bez nadpisywania poprzednich wersji
  • Rejestr tego, kto wprowadził, zatwierdził i zmienił dane
  • Konfigurowalne ścieżki zatwierdzeń dla pól, grup pracowników i krajów

Aplikacja HR dla pracowników

Aplikacja mobilna Hermetis daje każdemu pracownikowi pełny dostęp do portalu samoobsługowego z dowolnego telefonu. Grafik pracy, wnioski urlopowe, odcinki płacowe, rozliczenia podróży. Wszystko dostępne pod ręką. Zatwierdzenia menedżerskie i administracja HR obsługiwane są w portalu desktopowym.

Dostępna w App Store i Google Play.

Pracownicy zarządzają własnymi danymi. HR zachowuje pełną kontrolę.

Portal pracownika daje każdej osobie dostęp do danych, które jej dotyczą, ale wrażliwe aktualizacje pozostają w kontrolowanym procesie. Każda aktualizacja ma datę wejścia w życie, historię wersji i zapis decyzji. System pokazuje, kto wprowadził zmianę, kto ją zatwierdził i kiedy zaczęła obowiązywać. Poprzednie dane nie są nadpisywane. Dokumenty pomocnicze mogą być usuwane automatycznie po zatwierdzeniu, zgodnie z polityką RODO.

When a contract is signed, the manager is notified immediately, no follow-up with HR required.

Placeholder Image (7)
hermetis mobile app

For employees who are not at a desk.

The Hermetis mobile app gives every employee full access to their own self-service, from any phone. Manager approvals and HR administration are handled in the desktop portal.

Available on App Store and Google Play.

Employee_Self_Service

Workflow z akceptacją menedżera

Menedżer zatwierdza sprawy pracowników w kontekście danych, które mają znaczenie dla decyzji. Widzi aktualną dostępność zespołu, wpływ wniosku na grafik, status procesu i terminy wymagające reakcji. 

Hermetis prowadzi zgłoszenia przez właściwą ścieżkę akceptacji i przypomina o sprawach, które wymagają decyzji przed określoną datą. Po zatwierdzeniu informacja trafia do odpowiedniego miejsca w systemie, bez osobnego maila do HR i bez ręcznego aktualizowania statusu.

  • Wnioski urlopowe i inne nieobecności z widokiem kalendarza zespołu
  • Wnioski o pracę dodatkową, nadgodziny i odbiór nadgodzin
  • Osobiste harmonogramy i ewidencja czasu pracy
  • Wnioski o podróże służbowe i raporty wydatków
  • Badania lekarskie i szkolenia BHP z terminami oraz statusami
  • Kary, nagrody i rezygnacje z dokumentacją
  • Dokumenty do podpisu i kwestionariusze pracownicze
  • Powiadomienia o końcu okresu próbnego, końcu umowy i innych terminach wymagających decyzji
New release!

Medium length section heading goes here

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla.

  • Approve and process working time schedules
  • Register absences – time records update on approval
  • Generate schedules from defined shift cycles
Primary action
Placeholder Image
Case Study

“Enabling employees to request their absences, extra time, was the first step for them to have a more productive workday.”

Frame 350-1

Uldis Vilks

Head of IT, Kronus

Read the full story
Placeholder Image (2)-1

Dziesiątki pytań tygodniowo mniej. Te same informacje dostępne od ręki.

HR nie musi pośredniczyć w dostępie do pasków, sald urlopowych i zaświadczeń. Portal pracownika (Ess) oddaje podstawowe zapytania właścicielom danych.

Umów spotkanie

FAQ

Najczęstsze pytania o portal pracownika w Hermetis.
Nie znalazłeś odpowiedzi?

Zapraszamy do kontaktu
Czy portal pracownika zastępuje kontakt z HR całkowicie?

Nie i to nie jest jego cel. Portal pracownika przejmuje rutynowe zapytania: odcinki płacowe, salda urlopów, dane osobowe, harmonogramy. HR zachowuje pełną kontrolę nad procesami, które jej wymagają. Każda wrażliwa zmiana przechodzi przez zatwierdzenie. Dział HR odzyskuje czas i nie traci nadzoru.

Czy Hermetis obsługuje pracowników w Polsce i krajach bałtyckich?

Tak. Portal pracownika dostępny jest dla organizacji działających w Polsce, na Litwie, Łotwie i w Estonii. Uprawnienia, reguły zatwierdzania i polityki retencji danych konfigurowane są per kraj i per podmiot prawny.

Czy pracownik ma dostęp do swojego grafiku i harmonogramu przez telefon lub przeglądarkę?

Tak. Grafik pracy jest dostępny dla pracownika przez przeglądarkę internetową oraz aplikację mobilną. Pracownik widzi swój aktualny harmonogram, planowane zmiany i zatwierdzone nieobecności. Rejestracja absencji jest dostępna przez portal — pracownik składa wniosek, który trafia do menedżera do zatwierdzenia, a po akceptacji automatycznie aktualizuje kartę czasu pracy.

Czy pracownik ma dostęp do dokumentów płacowych i podatkowych bezpośrednio w portalu?

Tak. Odcinki płacowe są udostępniane pracownikowi w portalu self-service bez konieczności kontaktu z działem kadr lub płac. Pracownik może przeglądać historię swoich wypłat i pobierać dokumenty samodzielnie w momencie ich udostępnienia przez dział płac. Zakres dokumentów podatkowych dostępnych w portalu, w tym PIT-11, zależy od konfiguracji przyjętej w organizacji.

Które funkcje pracownik obsługuje sam, a które wymagają zatwierdzenia?

Pracownik samodzielnie przegląda odcinki płacowe, sprawdza saldo urlopów, składa wnioski i aktualizuje dane kontaktowe. Zmiany wrażliwe: konto bankowe, status podatkowy, dokumenty tożsamości, wymagają zatwierdzenia przez HR lub dział płac przed wejściem w życie. Zakres zatwierdzeń jest konfigurowalny.

Czy dokumenty przesłane przez pracownika są przechowywane zgodnie z RODO?

Tak. Dokumenty pomocnicze są automatycznie usuwane po zatwierdzeniu zgodnie z polityką retencji danych. Okresy retencji stosowane są automatycznie per kraj i per typ dokumentu. Dostęp do danych jest kontrolowany zgodnie z rolą użytkownika.

Jak wygląda akceptacja wniosków przez kierownika?

Menedżer otrzymuje powiadomienie o każdym wniosku: urlopowym, o pracę dodatkową, o podróż służbową. Zatwierdza przy otwartym kalendarzu zespołu, widząc dostępność innych pracowników. Łańcuchy zatwierdzeń są konfigurowalne: jeden przełożony, dwustopniowe zatwierdzenie lub zatwierdzenie z udziałem HR, zależnie od typu wniosku i struktury organizacji.